Stand: Juli 2026
Jonathan Liese
Zülpicher Straße 230, 50937 Köln, Deutschland
E-Mail: datenschutz@meistroo.de
meistroo richtet sich an Handwerksbetriebe. Für die Daten deines Betriebs (Kontaktdaten, Finanzdaten, Nutzung des Dienstes) ist meistroo Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für die Daten deiner Kunden, die du in den Dienst eingibst, bleibst du selbst Verantwortlicher; meistroo verarbeitet sie ausschließlich in deinem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, siehe Auftragsverarbeitungsvertrag). Die Information deiner Kunden über die Verarbeitung (Art. 13, 14 DSGVO) obliegt dir.
Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet unser Server (Hetzner Online GmbH, Deutschland) technisch notwendige Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb der Website). Die Server-Logs werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.
Wenn du uns über das Kontaktformular schreibst, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Nachricht ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Durchführung eines Vertrags) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung allgemeiner Anfragen). Die Nachricht wird uns per E-Mail über Resend zugestellt (siehe Abschnitt 8) und nicht in der meistroo-Anwendung gespeichert — sie liegt danach nur als E-Mail in unserem Postfach; wir löschen sie, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Zum Schutz vor Missbrauch wird die IP-Adresse des Absenders in pseudonymisierter Form (Hashwert) kurzzeitig für eine Ratenbegrenzung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
| Datenkategorie | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Betrieb-Kontodaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Finanzdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Kundendaten (deines Betriebs) | Verarbeitung in deinem Auftrag (Art. 28 DSGVO); die Rechtsgrundlage bestimmt sich nach deinem Verhältnis zu deinen Kunden |
| Technische Logs, Nutzungs- und Diagnosedaten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Betrieb, Sicherheit, Produktverbesserung, Kostenkontrolle) |
| E-Mail für Dashboard | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) |
Zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehlerdiagnose, zur Produktverbesserung und zur Kostenkontrolle verarbeiten wir inhaltsfreie Nutzungsdaten: pro Nachricht Richtung, Kanal, Nachrichtentyp, Länge und Zustellstatus (gesendet/zugestellt/gelesen, inklusive der vom Messenger-Dienst vergebenen Nachrichten-ID); pro KI-Verarbeitung Modell, Umfang, Dauer und aufgetretene Fehlerklassen; sowie einzelne Produktereignisse (etwa „Dokument erstellt"). Nachrichteninhalte, Transkripte oder Kundendaten sind darin nicht enthalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Daten werden nach 24 Monaten gelöscht; daraus gebildete tagesbezogene Kennzahlen deines Betriebs nach 3 Jahren.
Die Kommunikation mit meistroo läuft über die WhatsApp Business Platform. Anbindung und Nachrichtenvermittlung erfolgen über die 360dialog GmbH (Deutschland); die Zustellung über Meta Platforms Ireland Ltd. Meta verarbeitet dabei Metadaten der Kommunikation (z. B. deine Telefonnummer, Zeitpunkte, Geräteinformationen) nach eigenen Datenschutzbestimmungen, teilweise in den USA (Absicherung: Meta-DPA und EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO). Für die Nutzung von WhatsApp selbst gelten daneben die Bedingungen zwischen dir und WhatsApp.
| Anbieter | Zweck | Standort | Transfer |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting, Datenbank, Objektspeicher | Deutschland (Nürnberg) | Deutschland — kein Transfer |
| 360dialog GmbH | WhatsApp Business Solution Provider (Nachrichtenvermittlung) | Deutschland/EU | EU — kein Transfer |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | WhatsApp Business Platform (Nachrichtenzustellung, via 360dialog) | EU (Irland), Verarbeitung ggf. USA | Meta DPA / SCCs (Art. 46 DSGVO) |
| OpenAI (derzeit) | Sprachtranskription und KI-Textverarbeitung | USA | EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); zusätzlich SCCs / OpenAI DPA (Art. 46 DSGVO) |
| Resend | E-Mail-Versand | USA | SCCs / Resend DPA |
| Langfuse GmbH | LLM-Observability (Tracing) | EU (Cloud, EU-Region) | EU — kein Transfer / Langfuse DPA |
| Datentyp | Speicherdauer | Grundlage |
|---|---|---|
| Rechnungen (PDF) | 10 Jahre | § 147 AO (GoBD) |
| Aufmaß, Regiebericht | 10 Jahre | § 147 AO (im Zusammenhang mit der Rechnung) |
| Sprachnachrichten (Audio) | nicht gespeichert | — |
| Konversationsverlauf (inkl. Transkripte) | 365 Tage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kontext für die Assistenz-Funktion) |
| Fotos | 5 Jahre (zzgl. kurzer Frist) | Gewährleistung (§ 634a BGB) |
| Nutzungs- und Diagnosedaten | 24 Monate (Kennzahlen: 3 Jahre) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Server-Logs (Website) | 14 Tage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Einwilligungsprotokoll | 10 Jahre | Nachweis |
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Wende dich dazu formlos an datenschutz@meistroo.de.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten — etwa technische Logs sowie Nutzungs- und Diagnosedaten — kannst du dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor. Formlos an datenschutz@meistroo.de.
Um eine Kopie deiner gespeicherten Daten zu erhalten, sende eine E-Mail an datenschutz@meistroo.de mit dem Betreff „Datenexport" und deiner registrierten Telefonnummer. Wir bearbeiten deinen Antrag unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Sende eine E-Mail an datenschutz@meistroo.de mit dem Betreff „Löschantrag" und deiner registrierten Telefonnummer. Wir bestätigen und bearbeiten deinen Antrag unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Die zugehörigen Datenbank-Einträge werden anonymisiert; die Rechnungs-PDFs selbst werden aus steuerrechtlichen Gründen (§ 147 AO, Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) unverändert aufbewahrt.
Soweit die Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Antworte dazu im WhatsApp-Chat mit „Widerruf" und bestätige die Rückfrage. Ab dem Widerruf verarbeiten wir keine neuen Daten mehr und senden dir keine Nachrichten. Bereits erstellte Rechnungen bewahren wir aus steuerrechtlichen Gründen (§ 147 AO) auf. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
Das Dashboard verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokalen Speicher (Sitzungs- und Login-Token). Diese sind für den Betrieb erforderlich und nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Tracking- oder Analyse-Cookies werden nicht eingesetzt.
meistroo nutzt KI-Systeme zur Transkription von Sprachnachrichten und zur Erstellung von Entwürfen (Aufmaße, Angebote, Rechnungen). Die erzeugten Inhalte sind Vorschläge; die Entscheidung über ihre Verwendung — insbesondere den Versand an Kunden — trifft der Handwerksbetrieb. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung i.S.d. Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Zur Transkription und Textverarbeitung werden Daten an OpenAI (USA) übermittelt (siehe Abschnitt 8).
Auf unserer Landing Page kannst du dich mit deiner E-Mail-Adresse in eine Warteliste eintragen. Wir verarbeiten die Adresse ausschließlich, um dich einmalig zum Start von meistroo zu benachrichtigen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst — formlos an datenschutz@meistroo.de. Der Versand erfolgt über Resend (siehe Abschnitt 8). Wir speichern die Adresse bis zum Launch oder deinem Widerruf und löschen sie anschließend. Eine Weitergabe zu Werbezwecken Dritter findet nicht statt.